2025年参加第四届中国—中东欧国家博览会暨国际消费品博览会会务及租车服务项目合同书

合同编号：

甲方（采购人）： 湖南省商务厅                 

统一社会信用代码：11430000006122252F

地址：湖南省长沙市芙蓉区五一大道98号

联系人：

联系方式：

乙方（供应商）： 湖南来未商务咨询有限公司     

统一社会信用代码：

地址：湖南省长沙市天心区雀园路568号创谷产业园A3栋509室

联系人：

联系方式：

为了保护甲、乙双方合法权益，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国政府采购法》等有关法律法规的规定，本着平等互利和诚实信用的原则，双方一致同意，签订本合同。

 采购的服务内容及期限

1.甲方采购乙方提供的 会务及租车 服务，服务内容为2025年参加第四届中国—中东欧国家博览会暨国际消费品博览会会务及租车服务项目活动服务工作，具体包括会议策划与组织、场地布置、设备租赁、交通安排等，确保博览会顺利进行，详见附件服务清单。

2.本合同项目下的服务时间为：2025年5 月10日-2025年5 月 30日，具体以甲方博览会具体时间为准,含前期对接和后期验收时间。

3.服务的地点： 长沙、浙江宁波   

4.服务要求：乙方需按照甲方的要求，提供专业的会务及租车服务，确保服务质量，满足博览会的各项需求。乙方应提前进行详细的策划与组织，确保会议流程顺畅，场地布置符合活动主题，设备租赁满足使用需求，交通安排安全准时。在服务过程中，乙方应积极配合甲方的要求，及时解决问题，确保活动的顺利进行。

第二条  服务费金额及收款信息

1.本合同结算总金额（含税）为人民币（大写）不超过：肆万零玖佰玖拾元整（￥40990.00元），（会务服务费用15000元包干，车辆租赁费用据实结算），服务内容包括湖南代表团的证件管理，协助企业参会参展报名办证，协助配合布展与撤展服务，配合做好会刊信息收集与宣传，会务接待与现场保障，车辆租赁保障等相关内容。

2.乙方指定收款账号：

开户名：湖南来未商务咨询有限公司

开户银行：招商银行股份有限公司长沙松桂园支行

账 号： 7319 0724 3210 203

第三条 服务的质量标准和要求

（一）服务质量标准

1。会务服务质量标准：会务服务质量标准应首先遵循国家相关行业的规定和标准，确保服务的专业性和规范性。若国家相关行业标准未涵盖具体服务内容，乙方应参照省级或行业内公认的高标准执行，以保证服务质量。对于创新性的服务内容或特殊需求，若缺乏相应的国家或行业标准，乙方应提供详细的服务方案和质量保证措施，经甲方审核同意后实施。

2。车辆租赁服务标准：车辆租赁服务应确保车辆安全、整洁，驾驶员需具备良好的职业素养和驾驶技能，准驾相符，交通强制险、商业第三者险等能够正常理赔，遵守交通规则，确保行车安全。车辆应按时到达指定地点，乙方应当保证租赁车辆必须是符合《中华人民共和国道路交通安全法》中所规定的达到上路行使标准的车辆，手续齐全且拥有车辆合法的所有权，满足甲方的用车需求，且在服务过程中，乙方应提供及时的车辆维护和故障处理服务，确保车辆的正常运行。

（二）服务质量要求

1。乙方应在向甲方提供各项服务前向甲方提供适用于相关服务的质量服务标准及服务实施方案的相关文件，经甲方认可后应作为本合同项下相关服务结果验收的依据。

2.乙方应在项目进程中采取一切必要措施保障其所提供的服务符合服务质量标准。如果由于不可抗力等特殊原因不能保障服务事项的质量，乙方应书面通知甲方。

3.甲方有权在乙方提供服务的过程中，在不影响乙方正常运营的前提下，对乙方的服务工作及服务质量及相关质量保障措施予以检查。具体检查督促措施包括但不限于：要求乙方及时更换不合格驾驶员及不合格的车辆，要求乙方对会议策划与组织中的不足之处进行整改，确保服务质量的持续提升。

4.乙方应设立专门的客户服务团队，负责处理甲方在服务过程中提出的各种问题及需求，确保响应迅速，处理及时，以满足甲方的各项需求。

5.乙方在服务过程中应遵守国家及地方的各项法律法规，确保服务的合法性，不得从事任何违法活动，否则，甲方有权单方面终止合同，并要求乙方承担相应的法律责任。

6.乙方在服务结束后，应向甲方提供详细的服务报告，包括服务过程、服务结果、存在问题及改进措施等，以供甲方对服务结果进行验收。

第四条  服务的验收方及验收标准

1。甲方或甲方委托的其他机构应及时对乙方提供的服务进行验收。验收时乙方应派员参加，共同对验收结果进行确认，并承担相关责任，验收标准依据本合同第三条所规定的服务质量标准和要求执行。甲方有权根据博览会的实际需求和服务过程中的具体情况，对验收标准进行细化和补充，乙方应予以配合并满足甲方的合理要求。

2.甲方根据本合同项下第4条的约定对乙方提供的服务进行验收，双方对最终确认的设计方案以双方签字为准，认真监督执行。若确有需要局部改动或增补项目，应在时间允许的条件下，征得乙方同意后委托乙方进行，甲方承担费用。

第五条  双方权利和义务

甲方的权利

1.甲方有权随时向乙方了解服务进度，并要求乙方提供服务相关资料。

2.甲方有权按照本合同约定或有关法律法规、政府管理的相关职能规定，对本项目进行监督和检查，有权要求乙方按照监督检查情况制定相应措施并加以整改。甲方不因行使该监督和检查权而承担任何责任，也不因此减轻或免除乙方根据本合同约定或相关法律法规规定应承担的任何义务或责任。

3.甲方有权根据国家政策或法律法规的变动对服务项目的需求标准和质量要求作出相应变动或者取消服务。

甲方的义务

1.甲方应及时向乙方提供与履行本合同相关的所有必须的文件、资料。

2.甲方应为乙方履行本合同过程中与相关政府部门及其他第三方的沟通、协调提供必要的协助。

乙方的权利

1.乙方有权自甲方处获得与提供本合同项下服务相关的所有必须的文件、资料，但应提前向甲方一次性、书面提出。

乙方的义务

1.乙方应配备具有相应资质、特定经验的工作人员并保证工作人员的稳定性，负责服务内容的实施，按照本合同约定的标准、要求和时间完成。

2.乙方不得以任何理由将本合同项下的服务转包给第三方承担。

3.乙方应全面履行本项目实施过程中的相关安全管理职责，因乙方未尽到管理职责发生安全事故的，由乙方承担全部法律责任。

4.乙方应接受并配合甲方或甲方组织的对本合同履行情况的监督与检查，对于甲方指出的问题，应及时作出合理解释或予以纠正。

5.如乙方提供的车辆中途因车辆本身的故障造成抛锚,则乙方应于1小时内更换车辆,因此产生多余费用由乙方承担,如乙方在1小时内如无法更换车辆乙方须承担甲方乘车人员的出租车费用(打车原则4人一辆)。

6.乙方承担车辆租赁期内的油费、过路费、停车费保险和维修等费用。

7.乙方在租赁期内服从甲方管理，车辆使用时间由甲方确定。

8.乙方确保所提供的服务符合本合同约定的标准，包括但不限于服务的时间、地点、内容、质量等方面，所提供的服务团队具有高度的专业素养和丰富的经验，以确保服务质量和效率。乙方还应定期对服务团队进行培训，以提升其服务水平和应对突发事件的能力。乙方在服务过程中，应积极响应甲方的需求，确保服务的及时性和有效性。同时，乙方应建立完善的服务质量监控体系，对服务过程进行全程跟踪和监控，确保服务质量的稳定性和可持续性。

9.乙方负责材料运往展馆的运输事宜，按时前往现场施工，保证按期完工。乙方承担有关展台搭建产生的电源费、场地管理费；负责撤展及支付垃圾清运费等相关费用。

10. 乙方在合同执行期间，应指派专人负责与甲方的日常联络和协调工作，确保信息的及时传递和处理。乙方应定期向甲方报告服务进展情况，包括但不限于服务实施情况、遇到的问题及解决方案等，以便甲方及时了解并作出相应决策。

第六条 付款期限和方式

本合同项下的服务费用按照进度支付服务费：

1.乙方服务人员到达服务地点并按经甲方审核认可的服务方案完成服务内容之后10个工作日内，甲方将总服务费的 100%支付给乙方。

2。服务验收合格以后，乙方出具正规发票给甲方。开户行和帐号以本合同签订为准，如果乙方要求变更，则须提供加盖财务专用章、法人代表签字的证明文件。

3。甲方付款前，乙方应出具足额、合法且符合甲方要求的税务发票，否则甲方有权不予付款，且期间不中断、终止乙方在此合同项下任何责任及义务。

    4.因财政审批及支付安排计划等原因导致甲方付款周期调整或延迟，甲方无需承担逾期付款的违约责任，乙方亦承诺放弃对该违约责任的主张，同时乙方不得因此暂停履行合同义务。

第七条 违约责任

在本合同履行过程中，双方因违约或造成对方经济、社会效益等损失的应当赔偿。

1.甲方无正当理由到期拒付服务费的，对逾期金额按全国银行间同业拆借中心公布的贷款市场报价利率向乙方偿付违约金，最高不超过合同总金额的5%。

2.乙方未能按照合同约定的时间、地点、内容、质量等要求提供服务的，甲方有权要求乙方采取补救措施或重新提供服务，由此产生的额外费用由乙方承担。若乙方无法或拒绝采取补救措施或重新提供服务，甲方有权单方面解除合同，并要求乙方退还已支付的服务费用，同时乙方应按合同总金额的5%向甲方支付违约金。

3.乙方未经甲方同意，擅自将本合同项下的服务转包给第三方的，甲方有权单方面解除合同，并要求乙方退还已支付的服务费用，乙方应按合同总金额的10%向甲方支付违约金。

4.因乙方服务质量问题导致甲方在博览会中遭受损失或受到不良影响的，乙方应赔偿甲方因此遭受的所有损失，包括但不限于直接经济损失、信誉损失等。

5.任何一方违反本合同的保密条款，应向受损方支付合同总金额的10%作为违约金，若违约金不足以弥补受损方损失的，违约方还应赔偿受损方的实际损失。

6.本合同所称“损失”是指因违约行为所导致的直接经济损失、间接经济损失以及商誉损失等，包括但不限于服务费用、赔偿费用、律师费用、诉讼费用以及因违约行为给受损方造成的其他一切损失。损失的具体数额应根据实际情况和相关法律法规进行计算和确定。双方应尽力减少损失的发生，并在损失发生后积极采取措施进行补救和赔偿。

第八条 补充条款

对合同条款作任何改动或偏离，增加补充条款，均须由甲、乙双方签订书面的补充合同。

第九条 保密及纠纷的解决

1、双方商定，乙方对该项目及人员信息有严格的保密义务，未经甲方书面同意，乙方不得向任何第三方披露或泄露与本合同相关的任何信息，包括但不限于服务内容、服务费用、甲方及其关联方的商业秘密、技术资料、客户信息等。乙方应采取一切合理措施保护上述信息的保密性，防止未经授权的访问、使用或披露。此保密义务在本合同终止或解除后继续有效，期限为五年。

2、凡因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成时，任何一方均有权将争议提交至甲方所在地人民法院诉讼解决。在诉讼过程中，除争议事项外，双方应继续履行本合同项下的其他义务。

第十条 不可抗力条款

由不可抗力原因（不可抗力，是指合同双方不可预见、不可避免、不可克服的疫情、自然灾害和社会事件。）导致任何一方对由于不可抗力造成的部分或全部不能履行合同不承担违约责任。遇有不可抗力的一方，应在三日内将事件的情况以书面形式通知另一方，并在事件发生后十日内，向另一方提交合同不能履行或部分不能履行或需要延期履行理由的报告及有效证据。因不可抗力不能履行合同的，根据不可抗力的影响，部分或全部免除责任，但法律另有规定的除外。迟延履行合同后发生不可抗力的，不能免除责任。

第十一条 其他

1。本合同在甲乙双方负责人/法定代表人或其授权代表签字并盖章后生效。

2。本合同一式 贰 份，甲方、乙方各执  壹 份，均具有同等法律效力。

3. 双方应将本合同的相关通知文件、‌往来函件等按照合同首部地址送达，双方应确保送达地址准确无误，如因地址错误或无法送达造成的损失由责任方承担。

    4.本合同附件包括但不限于服务质量标准、服务实施方案、服务进度计划、服务团队人员名单及资质证明等，以确保服务的规范性和专业性。所有附件均作为本合同不可分割的一部分，与本合同正文具有同等法律效力。在合同执行过程中，双方应根据实际情况对附件内容进行必要的更新和补充，以确保合同的顺利履行。

（以下无正文，为签署页）

（以下为盖章页）

甲方（盖章）：湖南省商务厅       

地址：

联系方式：

代表签字：    

 年      月      日

      

 乙方（盖章）：湖南来未商务咨询有限公司

地址：湖南省长沙市天心区雀园路568号创谷产业园A3栋509室

联系方式：0731-81861277

代表签字：                               

       年      月      日                             

 

附件 

 

 

服务活动清单

 

一、总体目标

1、确保湖南代表团参展企业高效完成注册，协助省团布展、参展及撤展全流程。

2、保障证件管理、会务接待及车辆租赁服务精准执行。

3、提升湖南代表团参展形象，确保活动期间服务零失误。

 

二、服务内容

（一）主要服务内容

1、会务服务

（1）协助完成第四届中国—中东欧国家博览会暨国际消费品博览会前期参会对接工作，包括协助完成参会人员信息的收集及整理、大会证件的办理，预订机票、酒店等；

（2）负责行程手册的制定和发放；

（3）做好湖南代表团参展证、观展证的注册录入，协助省代表团进行证件初审、大会组委会进行证件复审及证件发放服务；

（4）协助对接组委会及对口接待单位，参加各项活动相关事宜；

（5）协助省团做好参展企业的组织、注册报名、布展、撤展、参展企业会刊信息的收集、整理、宣传等工作；

（6）做好省团在国际会议中心、国际会展中心现场相关保障服务

（7）临时安排的其他会务工作。

2、负责湖南代表团的车辆保障工作。

（二）实施方案

1、协助企业组织与注册管理

内容：协助完成第四届中国—中东欧国家博览会暨国际消费品博览会前期参会对接工作，包括协助完成参会人员信息的收集及整理、大会证件的办理，预订机票、酒店等。

前期沟通：与省团对接参展企业名单，确认需求（企业、人员数量等）。

注册报名协助：协助省团对接企业填报注册报名信息，收集营业执照、身份证件等材料。

信息核验：统一整理企业资料，提交组委会审核。

手册制定与发放：负责行程手册的制定和发放。

2、湖南代表团的证件管理（参展证、观展证、车证）

初审：核对企业提交的证件信息（姓名、职务、照片）。

复审：配合组委会核查信息合规性，标注异常项并反馈修正。

发放：配合大会组委会按企业分类发放证件，设置现场领取点（专人签收登记）。

3、协助配合布展与撤展服务

布展期：协调场馆方划定湖南展区，确保安全合规。

撤展期：配合协调组织企业有序撤出物资，监督场地清理。

4、配合协助做好会刊信息收集与宣传

内容审核：剔除敏感信息，优化文案后提交组委会。

宣传联动：积极配合协助宣传工作。

5、会务接待与现场保障

政府代表团接待：安排专人对接行程，提供通勤接驳。

物资通行证：提前申请车辆通行证（区分布展车、物资运输车）。

现场服务点：在国际会议中心、会展中心设立专人指引。

6、服务团队分工组织架构

总协调组（1人）：负责全局调度、对接省团及组委会。

证件与对接组（3人）：前期项目事务对接、管理证件发放、代表团接待、现场咨询。

后勤保障组（1人）：车辆调度、物资运输、应急事件处理。

（三）车辆租赁保障

负责湖南代表团的车辆保障工作

1、需求分析与资源调配

日常通勤：2辆中巴车（考斯特）用于代表团每日往返接送。

临时任务：1辆商务车（7座）应对紧急接送或VIP接待。

车辆供应商选择：签约本地合规租车公司，明确违约责任条款。

 

2、调度管理

每日早晚各一次核对用车需求，提前30分钟车辆到位。

司机培训：熟悉宁波交通路线、展会区域禁行规定。