2025年湖南—粤港澳大湾区经贸合作交流会嘉宾邀请及对接服务项目合同协议书

甲方(采购人):湖南省商务厅

地址:湖南省长沙市芙蓉区五一大道98号

联系人: 叶文琳

联系电话:0731-85281250

乙方(供应商):湖南省外商投资企业协会

地址:长沙市芙蓉区五一大道98号2栋1209

联系人:罗再球

联系电话:0731-82243990

为了保护甲、乙双方合法权益，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国政府采购法》及其他有关法律、法规、规章，双方签订本合同协议书。

一、项目信息

    （一）采购项目名称:2025年湖南—粤港澳大湾区经贸合作交流会嘉宾邀请及对接服务。   

    （二）项目内容:利用自身渠道和资源邀请以粤港澳大湾区为主境内外重要嘉宾参加2025年湖南—粤港澳大湾区经贸合作交流会。

（三）具体要求：

2025年湖南—粤港澳大湾区经贸合作交流会客商邀请工作。

1.香港专场活动

（1）邀请香港特区政府单位及交易所不少于5人；

（2）邀请港区全国、省政协委员不少于12人；

（3）邀请香港商协会负责人、香港知名院校专家学者不少于10人；

（4）邀请香港金融机构、产业基金及四大会计师事务所负责人不少于70人；

（5）邀请香港知名龙头企业代表不少于30人参会；

为保证香港专场活动嘉宾邀请效果，安排2名专职人员负责对接邀请（含一名专职英语翻译），并及时更新客商信息等工作，周期为1个月。

2.深圳专场活动

（1）邀请珠三角地区上市公司、隐形冠军、行业龙头、专精特新等知名企业负责人不少于100人；

（2）邀请珠三角知名投融资机构及产业基金负责人不少于20人；

（3）邀请国际商协会、珠三角地区异地商会负责人不少于30人。

为保证深圳专场活动嘉宾邀请效果，需安排2名专职人员（含1名专职翻译）负责对接邀请，重点客商安排上门邀请，并及时更新客商信息等工作，周期为1个月。

2025年湖南—粤港澳大湾区经贸合作交流会前期筹备服务工作。

安排2名专职人员全程参与香港、深圳活动前期筹备工作及后期嘉宾维护与信息统计工作，周期为2个月。

2025年湖南—粤港澳大湾区经贸合作交流会客商咨询解答及现场接待、指引工作。

活动现场服务类型包括：

1.不少于1人负责香港专场活动咨询解答、现场接待及指引

2.不少于2人负责深圳专场活动咨询解答、现场接待及指引。

3.提供活动现场会务支持、嘉宾迎送及会后建立客商资源库，并精准回访客商。

3.乙方提供的其他服务

(1)及时跟踪邀请嘉宾的邀请函接收、系统报名的进度，并按组委会的要求提供参会人员的姓名、职务、联系方式等信息;

(2)做好嘉宾的抵离信息、接待标准、参会要求等信息交互;

(3)对已确认参会的嘉宾，及时发送会议日程、会场地图等相关资料;

(4)对未确认参会的嘉宾，保持联系，了解其意愿和需求，尽量促成参会。

二、合同金额

1.合同金额（含税）小写:（人民币252000.00）大写： (人民币：贰拾伍万贰仟元整)。

2.合同价格形式:固定合同总价。

三、甲方权利义务

1.甲方应向乙方提供活动的相关资料和信息,以便乙方做好准备工作；

2.甲方有权对乙方的工作进行监督和管理,确保活动的顺利进行。甲方有权对乙方工作提出建议及意见，并对乙方的工作进行督导，同时经双方协商一致，甲方有权根据自身需求、项目进展的实际情况对乙方工作内容进行适当地合理调整,有权审核整体工作计划、总体方案并要求乙方修改直至甲方确认;

3.甲方负责提供本项目所需的一切必要且合理的政府相关部门批准文件;

4.甲方在乙方承担保密义务的前提下，允许乙方工作人员查阅与本项目相关的文件和资料;

5.甲乙双方应指定联系人，对本项目实施过程中遇到的问题及时协作解决;

6.甲方应向乙方准确提供甲方参与本项目的相关责任部门的职责分工和联系方式，便于乙方开展本项目项下工作及办理必

要的工作手续;

7.甲方应审核乙方各阶段服务成果，以书面形式提出意见，对于合同约定范围以外的工作在双方协商一致的情况下进行修改；

8.甲方有权对乙方的服务情况进行监督。对于甲方的合理要求，乙方应当接受并执行;对于乙方认为不合理的意见，乙方应提出相应理由并与甲方友好协商解决。

9.甲方应在活动结束后及时向乙方支付约定的费用。

四、乙方权利义务

1.乙方应组织有丰富经验和专业知识的人员成立工作团队,工作团队人数不少于5人，甲方有权要求乙方调整工作人员;乙方应保证指定联系人的联系方式畅通，甲方能与指定联系人随时取得联系。在本项目实施期间，乙方保证甲方提出的需求能够在2 小时内得到回应;

2.乙方应按照本合同约定完成服务工作;乙方应按照甲方要求的期限向甲方提供本项目工作安排及任务执行表，列明每项任务的执行时间，执行标准等，确保每项任务的执行有专人负责并按时执行，乙方的工作安排及任务执行表需经过甲方确认;

3.本项目实施过程中，因乙方原因产生的一切侵权责任及任何纠纷均由乙方负责;

4.乙方在本项目实施过程中，对获得的甲方任何资料、信息负有保密义务，否则乙方应当赔偿由乙方泄密给甲方带来的一切损失;

5.乙方不得侵犯甲方及第三方知识产权，由侵权行为造成的一切损失由乙方承担;

6.乙方不得以任何形式将本合同项下权利及义务向任何第三方转移。

五、付款

1.会议结束项目验收合格后(无投诉、无举报、无不良影响以及其他法律纠纷)，甲方根据乙方提供的合法等额发票后，10个工作日内发起财政支付审批流程，一次性支付合同款的100%。

2.付款账号:

单位名称:湖南省外商投资企业协会

开户行:中国银行湖南省分行

账号:580757365391

银行联行号:104551003021

3.因财政审批及支付安排计划等原因导致甲方付款周期调整或延迟，甲方无需承担逾期付款的违约责任，乙方亦承诺放弃对该违约责任的主张，同时乙方不得因此暂停履行合同义务。

六、合同的变更、补充和解除

1、本合同生效后，除法律法规和其他规范性文件另有规定或本合同另有约定外，未经甲、乙双方书面协商一致，任何一方不得擅自变更、中止或解除本合同，否则应承担违约责任。

2、任何一方需要变更、中止或解除本合同的，应提前先向对方发出书面通知，然后进行协商。

3、一方出现下列情形之一，致使本合同的履行成为不必要或不可能的，守约方可选择解除本合同，但应当提前五日书面通知对方:

(1)不可抗力;

(2)与本项目直接相关的国家政策、上级指示等发生重大不

变更，双方同意解除合同的;

(3)一方严重违约，致使本合同目的无法实现的。

4、因乙方自身原因无法如约完成其在本合同项下的义务或乙方将本合同项下权利与义务转移给任何第三方，或出现重大服务质量问题的，甲方均有权解除本合同并要求乙方对甲方损失承担赔偿责任。

5、因甲方原因导致本合同不能按时履行，甲方应在知道或担赔偿责任。应当知道之日起一周内以书面形式告知乙方，并就合同是否继续履行、履行方式等与乙方协商。

6、本合同解除或终止的，乙方应当在合同解除或终止之日起一个月内按照甲方要求办理完毕工作交接手续。

   七、违约责任

1、乙方违反本合同约定，经甲方催告后，乙方在限期内没有改正的，甲方有权单方解除本合同。甲方解除本合同后，给甲方造成损失的，甲方有权要求乙方按照合同价款的百分之三十的标准支付违约金，违约金低于造成的损失，甲方可要求按实际损失进行赔偿。

2、任何一方在履行本合同过程中由于自身原因给对方和/或第三方造成损失的，应负责处理并承担赔偿责任。

3、任何一方违反本合同约定的保密义务，给守约方造成损失的，应向守约方支付相当于本合同金额的百分之三十作为违约金，违约金不足以弥补守约方损失的，还应当承担相应的损失。    

4、任何一方因本项目筹办工作损害对方声誉并给对方造成损失的，应当按照本合同金额的百分之三十作为违约金;违约金不足以弥补对方损失的，还应当承担相应的损失。

5、本合同所称“损失”包括直接经济损失、合同履行后可以获得的利益和诉讼费、仲裁费、合理的调查费、律师费、差旅费等有关法律费用。

八、不可抗力

1、“不可抗力”是指本合同双方不能控制、不可预见、无法避免的事件，该事件妨碍、影响或延误甲方或乙方根据合同履行其全部或部分义务。该事件包括但不限于政府行为、自然灾害战争、疫情及防控或任何其他类似事件(包括新冠疫情的发展情况及其防控措施)。

2、出现不可抗力事件后，遭受不可抗力影响的一方应及时通知对方，书面说明不可抗力和受阻碍的详细情况，并提供有关证明;在不可抗力事由消除后，双方应协商是否继续履行合同不可抗力发生后，双方均应采取措施尽量避免和减少损失的扩大任何一方没有采取有效措施导致损失扩大的，应对扩大的损失承担责任。

九、通知和送达

1、双方一致同意，本协议项下任一方向对方发出的通知、信件、函件、要求、数据电文等，或就协议发生纠纷时送达相关文件和法律文书，应当发送至本协议首部载明的地址、联系人和通信终端。

2、任一方变更名称、地址、联系人或通信终端的，应当在变更后立即书面通知对方，在收到书面变更信息之前，未变更方按本协议约定发出的通知和送达均视为有效通知、送达，电子送达与书面送达具有同等法律效力。

3、通过电子邮箱及其他电子方式送达时，发出之日即视为有效送达。通过快递等方式送达时,对方签收之日视为有效送达:对方拒收或退回的，视为签收。

4、本合同首部确认的地址、联系人和通信终端作为诉讼文书(包括一审、二审、执行、再审等程序)送达的有效方式。

十、解决合同纠纷方式

首先通过双方协商解决，协商解决不成，则通过以下途径之一解决纠纷:

口提请仲裁 √向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼

十一、组成合同的文件

本协议书与下列文件一起构成合同文件,如下述文件之间有任何抵触、矛盾或歧义，应按以下顺序解释:

1、在采购或合同履行过程中乙方作出的承诺以及双方协商达成的变更或补充协议;

2、成交通知书;

3、响应文件;

4、采购合同格式条款及其附件;

5、专用合同条款;

6、通用合同条款(如果有);

7、标准、规范及有关技术文件，图纸，已标价工程量清单

或预算书(如果有):

8、其他合同文件。

十二、合同生效及份数

1、本合同自甲、乙双方签字盖章之日起生效。

2、本合同一式 肆 份，甲方执 贰 份、乙方执 贰  份，均具有同等法律效力。

（以下无合同正文）

甲方:湖南省商务厅       乙方:湖南省外商投资企业协会

甲方代表签字(盖章)       乙方代表签字(盖章):

2025年   月  日        2025年  月  日