中非经贸博览会档案整理服务合同

甲方（采购人全称）：湖南省商务厅

负责人：沈裕谋

委托代理人（项目负责人）：赵毓辉 19976699515

乙方（供应商全称）：湖南云数项目管理有限公司

法定代表人：鄢静

委托代理人（项目负责人）：杨坤明 15897315391

根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》及其他有关法律、法规、规章，双方签订本合同。

一、采购标的物及价款

二、项目信息

1、采购项目名称：第四届中非经贸博览会档案整理服务项目

2、采购代理编号：【XSZF-2025-02】

3、采购方式：竞争性磋商

三、合同金额

1、合同金额小写：含税 ¥43,580.00元

大 写：肆万叁仟伍佰捌拾圆整

2、合同价格形式：固定总价合同，具体费用清单详见附件

四、履行合同的时间、地点及方式

起始日期：合同签订之日起计算，完成期限：双方签订合同日起至档案验收合格后结束（预计周期至2025年10月31日结束）。

地点：湖南省商务厅中非秘书处指定服务地点

方式：委托服务，按照甲方采购需求及本合同的约定实施

五、服务工作内容及要求

（一）档案整理范围

第四届中非经贸博览会档案材料。第四届中非经贸博览会档案材料在10月31日前整理完毕。

（二）档案整理内容

1.领导指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结，会议材料，奖惩材料，大事记、宣传报道，各单位按照分工或职责形成的其他文件材料；

2.照片、录音、录像；

3.业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息；

4.印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗等实物档案；

5.由中非经贸博览会组委会秘书处认定的其他具有保存利用价值的文件材料。

（三）档案整理规范

1.纸质文件材料：按照《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）的要求进行整理；

2.音像材料：录音、录像须刻录光盘归档，照片整理须符合《照片档案管理规范》 GB/T 11821—2002的要求，数码照片应进行冲洗、刻录光盘，已纸质、数码双套归档；

3.电子文件：符合《电子文件归档与管理规范》 GB/T18894-2002 的要求；

4.光盘：以单张光盘为单位进行编目整理；

5.实物：以件为单位进行编目整理。

6.重大活动各载体档案整理完毕后，编制重大活动档案归档说明。

（四）档案整理要求

1.纸质档案整理完毕后，达到省档案馆的移交标准。

2.形成第四届博览会的数字化电子档案。

3.严格按照时限要求完成档案整理工作。

4.配备专业团队和人员开展档案整理，及时响应省商务厅提出的各项工作要求。

六、服务范围：

本项目采用费用包干方式建设，乙方应根据项目要求和现场情况，详细列明项目所需的所有费用，应包括完成合同范围的全部工作内容所发生的人员工资、社保、福利、管理、财务、培训、评审、税费等所有费用，甲方不再支付任何费用（交钥匙项目）。

七、付款：

1、合同签订后支付合同总额的50%作为预付款，项目完成并经甲方验收合格后（无质量问题、售后服务问题和其他法律纠纷）凭乙方提供的发票一次性支付剩余款项。

2、甲方每次付款前，乙方须向甲方提供相应金额的增值税普通发票，否则甲方有权拒绝付款。

3、乙方指定付款信息

开 户 银 行：中国建设银行股份有限公司长沙兴蓉支行

账     号：4305 0175 3536 0000 0879            

   4、因财政审批及支付安排计划等原因导致甲方付款周期调整或延迟，甲方无需承担逾期付款的违约责任，乙方亦承诺放弃对该违约责任的主张，同时乙方不得因此暂停履行合同义务。

八、解决合同纠纷方式

本协议引起的或与解释、执行本协议有关的任何争议，各方应首先通过友好协商或调解解决。协商或调解不成，双方同意向甲方所在地的法院提起诉讼，诉讼费由败诉方承担。

九、组成合同的文件

本协议书与下列文件一起构成合同文件，如下述文件之间有任何抵触、矛盾或歧义，应按以下顺序解释：

1、在采购或合同履行过程中乙方作出的承诺以及双方协商达成的变更或补充协议

2、成交通知书

3、响应文件

4、其他合同文件。

十、甲方的权利和义务

1、根据甲方要求,乙方应在本协议生效后5个工作日内提供本协议约定的服务。

2、甲方必须指定项目负责人与乙方接洽，应配合乙方完成项目的需求分析等工作。

3、项目采用现场实施，甲方为乙方提供必要的办公场所与设备。

4、甲方应及时为乙方提供项目实施过程中所需要的项目文件，表格及相关资料。

5、甲方要求对采购内容有重大更改，需以书面的形式通知乙方。

6、甲方组织项目实施过程中的阶段验收及整体验收工作。

7、任何一方未经对方同意,不得将协议内容泄露给第三方或作其他不正当使用，否则视为违约。

十一、乙方的权利和义务

1、乙方有义务保守整个项目过程中的有关数据、表格等相关资料的秘密。

2、乙方应满足甲方合法、合理的要求；按照甲方要求，合理安排工作人员数量及工作进度，确保项目完成进度与甲方验收进度一致。

3、乙方应该在规定的时间内完成合同约定的内容。

4、乙方将根据资料整理情况不定期以书面形式向甲方提供建议和措施。

5、乙方若需要对整理文件进行重大修改，须事先以书面的形式征得甲方的同意。

6、乙方在项目完成后，应向甲方提交完整的工作报告及项目成果，包括但不限于档案整理报告、数字化电子档案等，以供甲方审核及验收。

7、乙方应确保提交的工作报告及项目成果真实、准确、完整，无遗漏或错误，并符合甲方的要求及国家相关标准。在项目验收过程中，乙方应积极配合甲方进行验收工作，对甲方提出的合理意见和整改要求，乙方应及时进行整改，直至满足甲方的验收要求。若因乙方原因导致项目延期或未能通过验收，乙方应承担相应的违约责任，并赔偿甲方因此遭受的损失。此外，乙方还应承担在项目实施过程中因乙方原因造成的一切安全事故和质量问题的责任。

8、乙方应确保所有参与项目的人员遵守本保密协议的各项规定，对违反保密义务的人员，乙方应承担相应的管理责任。

十二、违约责任

1、任何一方未履行本协议各项的任何一项条款均被视为违约，违约方应承担因自己的违约行为而给守约方造成的直接经济损失。

2、乙方如未在规定的时间内完成合同约定的内容，每迟延一日，乙方应按合同总支付款项的1‰向甲方支付违约金。

3、乙方未尽保密义务，导致项目材料被第三方知晓，对甲方造成不良影响，按本合同金额的10%向甲方支付违约金；造成甲方损失的，乙方承担全部的赔偿责任。

4、乙方交付后如验收不合格，则乙方须在15日内整改完毕，整改所产生的费用由乙方自行承担，再次验收仍旧不合格的，甲方有权解除本合同，甲方已付费用乙方须无条件退还，给甲方造成损失的，乙方须承担赔偿责任。

5、乙方在合同期间及合同终止后，未经甲方书面同意，擅自使用或泄露甲方的保密信息，甲方除有权要求乙失的，乙方还应负责赔偿；情节严重，构成犯罪的方立即停止违约行为外，还有权要求乙方按本合同金额的20%向甲方支付违约金，不足甲方损，甲方有权向司法机关举报，追究乙方的刑事责任。

6、本合同所称“损失”包括直接经济损失、合同履行后可以获得的利益和诉讼费、仲裁费、合理的调查费、律师费、差旅费等有关法律费用。

十三、通知和送达

1、双方一致同意，本协议项下任一方向对方发出的通知、信件、函件、要求、数据电文等，或就协议发生纠纷时送达相关文件和法律文书，应当发送至本协议首部载明的地址、联系人和通信终端。

2、任一方变更名称、地址、联系人或通信终端的，应当在变更后立即书面通知对方，在收到书面变更信息之前，未变更方按本协议约定发出的通知和送达均视为有效通知、送达，电子送达与书面送达具有同等法律效力。

3、通过电子邮箱及其他电子方式送达时，发出之日即视为有效送达。通过快递等方式送达时，对方签收之日视为有效送达；对方拒收或退回的，视为签收。

4、本合同首部确认的地址、联系人和通信终端作为诉讼文书（包括一审、二审、执行、再审等程序）送达的有效方式。

十四、合同生效

自甲乙双方负责人或授权代表签字并盖章之日起生效。

十五、合同份数

本合同一式 肆 份，甲乙双方各执 贰 份，均具有同等法律效力。

（以下无正文，为签署页）

甲方：（公章）湖南省商务厅          乙方：（公章）湖南云数项目管理有限公司

地址：湖南省长沙市五一大道98号           地址：湖南省长沙市天心区创谷产业园B2栋908室

法定代表人或委托代理人：            法定代表人或委托代理人：                             

日期：                     日期：