2025年第四届中非经贸博览会内外宾组团接待服务合同

甲方：湖南省商务服务中心

乙方：湖南德亚国际会展有限责任公司

鉴于甲方拟委托乙方承办2025年第四届中非经贸博览会内外宾组团接待服务相关事宜，经双方友好协商，依据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规的规定，就具体服务内容、权利义务等事项达成如下协议：

一、服务内容

（一）会前服务

1、制定项目执行及服务方案

前期与采购人进行对接，按采购人要求，制作详细的内外宾酒店分配方案、会务公司接待人员配置方案、接送机服务、接驳车服务、停车安排、迎送服务等方案。协助食宿组统一制定“食宿安排一览表”、各团组客人信息、工作人员安排表，并分别发送给各接待酒店驻店联络员。

2、酒店预订、氛围营造服务

2.1会前收集整理确认内外宾入住酒店客房与餐厅信息，落实可预留房间数量，提前预订客房及用餐。

2.2完成20家外宾入住酒店的氛围营造搭建服务。

3、车辆的对接与安排

提前与车辆组进行沟通与协调，确定内外宾用车数量，明确要求。

4、派驻工作人员

4.1安排不少于46名服务人员参与采购人日常工作，完成内外宾组团接待服务（活动前一个月至活动结束后），为满足采购人紧急工作需求，高峰期时可能需要额外增派3—5人完成服务。

4.2要求以上人员：形象良好，拥有较强沟通协调能力，了解商务礼仪、外交礼仪，能展现出专业、热情的服务形象；熟悉中非经贸博览会的相关背景、议程、活动安排等信息，服从组织安排；

4.3负责驻点酒店联络人员需进行24小时值守，其中外宾酒店均需选派会英语交流的人员值守。

5、其他

负责协助采购人协调各环节细化工作。随时接收采购人接待部的统筹协调并负责落实。

（二）现场服务

1、前台接待服务

会议期间，在内外宾入住酒店大堂签到处进行分房，协助办理入住及退房手续，每日更新住房情况及时协助办理客房清退，提供会议咨询、报到、资料发放等服务。

2、接机、接站服务

协助迎送组做好在机场、高铁站、火车站站点的内外宾迎送服务，掌握各内宾抵离信息，合理分配各站点指引、接待、咨询等迎送服务工作。

3、接驳车服务

按内外宾酒店入住代表人数，安排工作人员负责协助酒店至活动场所的接驳车辆。

4、车辆安排

协助车辆组做好内外宾接待车辆安排。

5、协助接待部完成内外宾接待的其他工作安排事项。

（三）会后服务

1、会后数据核对服务

协助食宿组与酒店进行房间与用餐的数量核对，协助车辆组与车队核实用车数量。

2、配合完成总结报告

配合接待部完成会议的总结报告、各类会期资料分类、归档等工作。

二、项目金额与付款方式：

本合同总金额为人民币457,800元（大写：肆拾伍万柒仟捌佰元整）。服务项目结束，甲方完成验收后30个工作日内，甲方一次性支付合同总费用。乙方按甲方约定的标准提供服务，在会议服务完成后，乙方向甲方提供《服务费用结算单》，甲方在完成验收后30个工作日内付清所有费用。双方约定，乙方凭合法有效的发票向甲方进行结算。
乙方收款账号信息如下：

账户名称：湖南德亚国际会展有限责任公司

开户银行：交通银行股份有限公司长沙黄兴路支行

账号：4314 0288 8013 0003 2414 4

基本存款账户编号：J5510064017601

三、权利义务

（一）甲方权利义务

1、甲方负责向乙方提供接待部及各组的工作方案，为乙方开展工作提供指导和依据。

2、甲方提前告知乙方需办理的其他事项，确保乙方清楚工作任务和要求。

3、甲方有权对乙方的工作提出具体要求，对乙方的服务质量、工作完成情况进行监督和考核。

4、根据协议约定，甲方及时支付乙方相关费用。

（二）乙方权利义务

1、乙方指派项目负责人（向亚丽，13574812888））与甲方联系，负责执行过程中的沟通、协调、协助工作，并负责跟进项目进度、项目质量、项目审核验收等工作。

2、乙方协助接待部各组做好中非经贸博览会筹备期日常工作，以及与各部的衔接对接工作。

3、协助接待部做好会前相关会议及各类培训的组织、联络等会务工作。

4、收集和整理各个工作部的相关信息，及时向接待部反馈工作动态，确保信息畅通。

5、协助接待部做好相关会议资料编排和打印接待手册及各类表格、证件的录入工作。

6、协助接待部做好内宾信息的收集、核对、整理、信息发送工作。

7、负责协助接待部实施会期接待工作的衔接联络、客商迎接、安排住宿、交通、考察等相关事宜。

8、协助做好会议期间有关接待方面的各项咨询、协调等相关工作。

9、完成接待部的扫尾工作，协助做好资料收集和整理、数据汇总等统计工作。

10、完成甲方临时安排的其他日常工作。

四、保密责任与义务

双方应对涉及甲方会议中的信息、服务过程中的所有名单、重要客人日程安排、内部会议的相关资料等所有与会议有关的资料予以保密。未经对方书面同意，任何一方不得向第三方透露上述保密信息。

五、争议解决

如因本协议发生纠纷，甲乙双方应首先友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向甲方住所地有管辖权的人民法院提起诉讼。

六、违约责任

1、若甲方无故拖延支付实施费用，每逾期一日，应按应付金额的万分之五向乙方支付逾期付款违约金。若违约金不足以补偿乙方损失的，甲方还应赔偿由此给乙方造成的全部经济损失。

2、若乙方违反本协议规定，应向甲方支付合同价款10%的违约金；若违约金不足以补偿甲方损失的，乙方应按甲方实际损失金额进行赔偿。

3、甲方按本合同规定提供和提交的全部文件资料，若涉及保密内容，乙方在未经甲方书面同意的情况下，将保密资料透露给第三方，乙方应向甲方支付合同总金额50%的违约金。

4、若乙方违反本合同约定，经甲方催告后，在限期内仍未改正的，甲方有权单方解除本合同。

5、因乙方违约，甲方采取合理补救措施所产生的损失和费用由乙方承担。若造成甲方声誉损失的，甲方有权要求乙方赔偿损失或要求乙方按照合同价款的10%支付违约金。

七、其他

1、因不可抗力原因，如自然灾害等，导致本协议不能履行或迟延履行的，受不可抗力影响的一方应从事件发生之日起5日内，将相关情况以书面形式告知另一方，并于事件发生之日起10日内，向另一方提交证明材料。若证明与事由不能证实不可抗力因素，本协议仍然有效，双方仍需按约履行各自义务。

2、本协议未尽事宜，双方应在友好协商的基础上，签订补充协议。补充协议及本协议附件与本协议具有同等法律效力。

3、甲方的通讯地址或联系方式如发生变动，应立即书面通知乙方，因未及时通知而造成的损失由甲方自行承担，若发生法律诉讼，此地址可作为一切法律文书送达的地址。甲方通讯地址为：                   。

4、本协议一式肆份，双方各持贰份，自双方签字（或盖章）之日起生效，具有同等法律效力

附件1-1：服务报价清单

（以下无正文）

甲方：湖南省商务服务中心     乙方：湖南德亚国际会展有限责任公司

签章：                       签章：

法定代表人/受托人：          法定代表人/受托人：

日期：    年   月    日      日期：     年    月    日    

附件：服务报价清单