2026湖南-芬兰经贸对接活动服务项目采购协议书

                         采购合同编号：  XSM-2026-04     

采购人（全称）：      湖南省商务厅       （甲方）

地  址：湖南省长沙市五一大道98号

统一社会信用代码：11430000006122252F

联系人名称、联系方式：

供应商（全称）：  湖南湘商国际会展有限责任公司 （乙方）

地  址：湖南省长沙市芙蓉区五里牌街道五一大道98号2号楼10楼1005室、11楼1107、1108室

统一社会信用代码：91430102MA7LWAAJX5

联系人名称、联系方式：王雨菲 13574050921

为了保护甲、乙双方合法权益，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》及其他有关法律法规、规章，双方签订本合同协议书。

一.项目信息

（1）采购项目名称： 2026湖南-芬兰经贸对接活动服务项目采购协议书    

（2）委托代理编号：HNHX-20260508

（3）项目内容：

1.活动方案协助完善及执行

协助完善经贸文旅推介会，经贸对接会以及与芬方高层集体会谈等3场经贸活动（以下简称3场经贸活动）方案。方案应具备可行性、创新性，充分体现湖南产业优势与合作意向，符合活动主题及目标。在收到主办方反馈意见后，及时完成方案调整并汇报。

根据确定的活动方案，有条不紊地推进工作进度，制定详细的项目执行计划，明确各阶段任务、责任人及时间节点，确保活动按计划顺利进行。定期向主办方汇报工作进展情况，遇重大问题及时沟通解决。

2.活动场地对接及预定​

负责3场经贸活动场地前期对接及预定工作，包括主会议和嘉宾休息室。场地应位于交通便利、设施完备的区域，符合活动规模及档次要求。在接到任务后提供至少2个场地备选方案，并在确定场地后完成预定手续，签订相关合同。​

3.翻译人员对接及确定​

对接并确定现场翻译人员，翻译人员应具备相关专业语言能力，熟悉经贸领域专业术语，具备丰富的会议翻译经验。在活动前3天完成翻译人员的选定，并提供翻译人员简历及资质证明供主办方审核。

4.客商邀请​

协助做好客商邀请工作。邀请名单需提前提交主办方审核，确保邀请对象符合活动定位及需求。活动前确认受邀客商的参会意向，并及时更新邀请名单。​

5.活动物料及会务资料制作​

负责3场经贸活动物料及会务资料的制作，包括但不限于展览展示板、指引牌、讲台、席卡、议程、人员名单、座位图、全流程 ppt、宣传资料等。物料及资料制作应符合活动主题及整体风格，内容准确无误，排版美观。在各项物料及资料制作完成后，活动举办前期提交主办方审核，确保无误后进行批量制作。​

6.活动现场布置​

对接酒店完成活动现场布置工作，确保现场布置符合活动方案及设计要求。活动现场布置应在活动开始前1天完成，包括舞台搭建、展览展示板安装、桌椅摆放、音响灯光调试等，提前进行现场检查，确保各项设施设备正常运行。在活动现场设置明显的指引标识，方便参会人员找到相应区域。

7.会议及餐叙现场组织实施​

负责活动现场组织实施工作，制定详细的现场执行方案，安排专人负责现场调度、引导、服务等工作。在活动开始前完成至少一次彩排，确保各环节衔接顺畅。做好屏幕、音响、灯光设备等调试和准备工作，保障活动现场声像效果良好。活动现场组织应有序、高效，及时处理各类突发情况，确保活动顺利进行。​

8.会后统筹服务​

负责会后统筹服务工作，包括但不限于会议现场记录、图片资料、媒体报道等收集整理。会议现场记录应准确、完整，反映会议主要内容及讨论情况。图片资料应清晰、美观，多角度展示活动现场情况。及时收集整理媒体报道。在活动结束后15天内完成现场记录整理和图片资料及媒体报道收集整理，并提交主办方。

二.合同金额

合同金额小写：  769867元     ；大写：  柒拾陆万玖仟捌佰陆拾柒元整

以上费用为含税包干总价，包含乙方为完成本合同项下义务所需的全部费用及税费，甲方不再支付任何其他费用。

三.履行合同的时间、地点及方式

履行合同的时间：合同签订之日起至活动结束15天后

地点：    甲方指定地点     

方式：  按招标要求文件执行     

四.付款

1.项目完成并经甲方验收合格后（无投诉、无举报、无不良影响、无安全事故）凭发票一次性支付合同款项。

2.乙方指定收款账户

户   名：

帐   号：

开 户行：

3.因财政审批及支付安排计划等原因导致甲方付款周期调整或延迟，甲方无需承担逾期付款的违约责任，乙方亦承诺放弃对该违约责任的主张，同时乙方不得因此暂停履行合同义务。

五.解决合同纠纷方式

首先通过双方协商解决，协商解决不成，则通过以下途径之一解决纠纷（请在方框内划√选择）：

□ 提请仲裁       ☑ 向甲方住所地人民法院提起诉讼

六.组成合同的文件

合同由以下文件构成，如下述文件之间有任何抵触、矛盾或歧义，应按以下顺序解释：

（1）在采购或合同履行过程中乙方作出的承诺以及双方协商达成的变更或补充协议

（2）本合同书

（3）成交通知书

（4）政府采购合同格式条款

（5）响应文件

（6）询价文件

（7）标准、规范及有关技术文件

（8）其他合同文件。

七.双方权利义务

1.甲方权利义务

（1）甲方有权对乙方工作提出建议及意见，并对乙方的工作进行督导，同时经双方协商一致，甲方有权根据项目进展的实际情况对乙方工作内容进行适当地合理调整，有权审核活动整体工作计划、总体方案并要求乙方修改；

（2）甲方负责提供与活动相关的营销、标识的所有素材及版权；

（3）甲方负责提供活动所需的一切必要的政府相关部门批准文件；

（4）甲方在乙方承担保密义务的前提下，允许乙方工作人员查阅相关文件和资料；

（5）双方应对工作中遇到的问题协作解决；

（6）甲方应向乙方准确提供方参与活动的相关责任部门的职责分工和联系方式，便于乙方能够顺利完成工作对接等协作工作及手续；

（7）甲方应审核乙方各阶段工作成果，以书面形式提出同意执行或修改意见，对于合同约定范围以外的工作在双方协商一致的情况下进行修改；

（8）甲方有权对乙方的活动服务情况进行监督。对于甲方的合理要求，乙方应当接受并执行；对于乙方认为不合理的意见，乙方应提出相应理由并与甲方友好协商解决；

2.乙方权利义务

（1）乙方应组建专业服务团队，团队成员需具备相关资质和经验，确保项目顺利推进。在项目执行期间，乙方要保持团队人员的稳定性，如需更换关键岗位人员，须提前告知甲方并取得同意；

（2）乙方应按照本合同约定完成服务工作，并对质量负责，如因乙方工程安全质量造成甲方或第三方人员和财产损失由乙方承担法律责任；

（3）乙方需定期向甲方汇报项目进展情况，对于甲方提出的合理整改意见，乙方应在规定时间内完成整改；

（4）乙方在项目实施过程中，应遵守相关法律法规行业规范的各项规定；

（5）乙方应当对接触到的甲方及本项目信息进行保密，未经许可不得擅自发布；

（6）乙方后续应配合甲方及第三方机构（如审计、监理等）完成涉及该项目的检查、审计、监督和验收结算等相关工作，提供必要的协助和资料。若因乙方不配合导致相关工作无法顺利开展的，视为重大违约，甲方有权解除合同并要求乙方赔偿损失；

（7）乙方不得以任何形式将本合同项下的权利或义务转让给任何第三方。

八. 合同的变更、补充和解除

1.本合同生效后，除法律法规和其他规范性文件另有规定或本合同另有约定外，未经甲、乙双方书面协商一致，任何一方不得擅自变更、终止或解除本合同，否则应承担违约责任。

2.任何一方需要变更、终止或解除本合同的，应先向对方发出书面通知，然后进行协商。

3.甲乙双方确定，出现下列情形之一，致使本合同的履行成为不必要或不可能的，任何一方均可解除本合同，但应当书面通知对方，合同自通知到达对方时解除：

（1）不可抗力；

（2）与本项目直接相关的国家政策发生重大变更；

（3）一方严重违约，致使本合同目的无法实现。

4.因乙方自身原因无法如约完成其在本合同项下的义务(但因甲方未按期提供资料或甲方变更时间和其他事项导致追加费用超出预算而延误的，不视为乙方违约，可以顺延相应期限)或出现重大服务质量问题，甲方有权单方解除合同，乙方应退还甲方已支付的全部费用，并按合同总金额的30% 向甲方支付违约金。若违约金不足以弥补甲方因此遭受的直接损失，乙方应予以赔偿。

5.因甲方单方原因（即非因不可抗力、政策变更或乙方过错）导致本合同不能按时履行，甲方应在知道或应当知道之日起一周内以书面形式告知乙方，并就合同是否继续行、履行方式等与乙方协商。若因甲方自身原因导致合同无法继续履行，乙方应在收到书面通知后立即停止工作，甲方应承担经双方核算确认的为确保项目顺利进行已发生的合理费用以及因此给乙方造成的直接损失。

九. 违约责任

1.任何一方不履行本合同约定的义务或履行义务不符合本合同约定的，视为违约，违约方应立即停止违约行为，并承担继续履行、采取补救措施或赔偿损失等违约责任。

2.任何一方在履行本合同过程中由于自身原因给对方和/或第三方造成损失的，应负责处理并承担赔偿责任。

3.任何一方违反本合同约定的保密义务，给守约方造成损失的，应向守约方支付相当于合同总价款20%的违约金，违约金不足以弥补守约方损失的，还应当承担相应的损失。

4.任何一方因筹办工作损害对方声誉并给对方造成损失的，应承担赔偿责任。

5.双方任一方违反安全管理责任，给对方造成经济和声誉损失的，应当按照合同总价款20%承担违约金；违约金不足以弥补对方损失的，还应当承担相应的损失。

6.本合同所称 “损失” 包括实际损失、合同履行后可以获得的利益和诉讼费、仲裁费、合理的调查费、律师差旅费等有关法律费用。

十.保密与知识产权条款

1.甲乙双方及其相关工作人员应对本合同内容及其在履行本合同过程中所知悉的对方的相关保密信息予以保密。

2.乙方因本合同的履行所产生的全部智力成果的知识产权及其他相关权益均归甲方单方所有。乙方可为履行本合同目的使用该工作成果。未经甲方事先书面同意，乙方不得擅自在履行本合同目的外使用或允许他人使用该工作成果。乙方承诺提交的工作成果中不含有任何违法或侵权内容。乙方有权对外宣传与甲方的本次合作事宜，经甲方书面同意后，对就本合同项下乙方为本次合作而向甲方提交的报告、策划执行方案等（不包括行业数据）可以作为乙方业绩进行对外宣传。

3.一方宣传应是对另一方进行的正面宣传，各项数据均应来源自对方公开的文件信息或单独的书面确认。

4.一方使用另一方名称及标识时，引用非确认数据，构成侵权的，另一方有权要求停止侵权行为，因该侵权行为导致另一方受侵害的，另一方有权采取必要的法律手段要求侵权人承担相应赔偿。

十一.不可抗力

1.“不可抗力” 是指本合同双方不能控制、不可预见、无法避免的事件，该事件妨碍、影响或延误甲方或乙方根据合同履行其全部或部分义务。该事件包括但不限于政府行为、自然灾害、战争、疫情及防控或任何其他类似事件（包括新冠疫情的发展情况及其防控措施）。

2.出现不可抗力事件后，遭受不可抗力影响的一方应及时通知对方，书面说明不可抗力和受阻碍的详细情况，并提供有关证明：在不可抗力事由消除后，双方应协商是否继续履行合同。不可抗力发生后，双方均应采取措施尽量避免和减少损失的扩大，任何一方没有采取有效措施导致损失扩大的，应对扩大的损失承担责任。

十二.通知和送达

1.双方同意，与履行本合同有关的通知均应按照合同所载的联系方式以书面形式作出。如以邮寄方式发送，以发件人寄出邮件后 3 日视为送达日期（无论收件人实际收件时间、是否实际收到、无法送达或退件）；以电子邮件/微信形式发出的通知，被通知方收到之日即视为送达。

2.任何方均应对合同中所载的各自的信息负责，如有变更，变更方应在相关信息发生变更后 7 日内以书面形式通知对方。如因未及时告知而导致对方受到损失的，未告知方应赔偿对方的全部损失。

十三.附则

1.本合同一式 4 份，自双方法定代表人或其授权代表签字并盖章之日起生效，采购人执  2  份，供应商  2  份，均具有同等法律效力。

2.本合同如有未尽事项，可由双方代表商议并签订补充协议，作为本合同的附件与本合同一并执行。

3.本合同的全部附件，均作为本合同的组成部分，经双方盖章后与本合同具有同等法律效力。

（以下无正文，为签署页）

甲      方：（公章）                        乙      方：（公章）

法定代表人：                             法定代表人： 彭文才             

委托代理人：                             委托代理人： 王雨菲                  

电      话：                        电      话： 13574050921                 

传      真：                        传      真： 0731-82287197                  

              开 户 银 行：  交通银行股份有限公司长沙八一路支行

账号： 431708888013002423439