2026湖南省商务厅出访波兰、芬兰委托服务项目采购协议书

采购人（全称）：      湖南省商务厅       （甲方）

地  址：湖南省长沙市五一大道98号

统一社会信用代码：11430000006122252F

供应商（全称）：  湖南海畅国际展览有限公司 （乙方）

地  址：湖南省长沙市芙蓉区五里牌街道五一大道98号2号办公楼1008号

统一社会信用代码：91430102MA4LBHN14N

联系人名称、联系方式：刘静怡 19918409266

为了保护甲、乙双方合法权益，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》及其他有关法律法规、规章，双方签订本合同协议书。

一.项目信息

（1）采购项目名称：2026年湖南省商务厅出访波兰、芬兰委托服务项目采购协议书

（2）项目内容：

1.协助收集出访团组人员相关信息，按照外事部门要求办理出境审批、护照、签证等出访相关事项，编制出访手册。

2.根据出访任务，协助与境外机构或单位做好沟通协调工作，协助完成境外邀请函、拜访函、对接需求及有关企业背景材料双向传递收发工作等，并根据对接情况制定出访具体行程安排，明确具体活动时间、地点、联络员、活动议程和参加人员等事项。配合收集和准备出访相关材料。

3.根据出访日程安排，协助境外公务行程衔接，提前预订车（船、机）票、酒店、活动会议室等，做好出访人员食、住、行等后勤保障工作和出访期间的接待、翻译等安排。

4.出访结束后，协助做好证件归还、经费结算等收尾工作。​

二.合同金额

合同金额小写：  184160元     ；大写：  壹拾捌万肆仟壹佰陆拾元整

以上费用为含税包干总价，包含乙方为完成本合同项下义务所需的全部费用及税费，甲方不再支付任何其他费用。

三.履行合同的时间、地点及方式

履行合同的时间：合同签订之日起至活动结束15天后

地点：    甲方指定地点     

方式：  按磋商要求文件执行     

四.付款

1.项目完成并经采购人验收合格后（无投诉、无举报、无不良影响、无安全事故）凭发票一次性支付合同款项。

2.如因财政审批及支付安排计划或乙方未及时按要求提供发票等原因导致甲方付款时间调整或延迟的，甲方无需承担逾期付款责任，乙方亦承诺放弃对该违约责任的主张。同时乙方不得据此暂停履行合同义务。

3.乙方指定账户用于收受本合同项下款项。如需变更指定账户，乙方应在付款前向甲方提供账户变更确认书，账户变更确认书到达甲方后生效。

五.甲、乙双方责任

1.甲方应在行程中提供身份、健康等方面的真实信息，如实填写有关资料，配合乙方办理合法手续。

2.甲方配合乙方对出行人员进行行前说明，妥善保管所属的行李物品，贵重物品应当随身携带或采取其他保护措施。乙方不对甲方行李等贵重物品承担保管责任。

3.甲方人员确保自身身体条件能够完成出境活动，对乙方的服务活动或应急处置予以积极配合。

4.乙方委派      作为甲方项目对接人，甲方同意指派人员配合完成前述事务工作；甲方有权对乙方工作提出建议及意见，并对乙方的工作进行督导，同时经双方协商一致，甲方有权根据自身需求、项目进展的实际情况对乙方工作内容进行适当地合理调整，有权审核整体工作计划、总体方案并要求乙方修改直至甲方确认。

5.乙方应当勤勉、尽责地完成协议所列服务项目工作；

6.乙方应尽最大努力维护甲方利益；并在行程中提醒甲方人员提高自我保护意识；

7.乙方应当在取得甲方提供的文件资料后，及时完成委托事项，并应甲方要求通报工作进程；

8.乙方及其工作人员对其获知的甲方商业秘密负有保密责任，非由法律规定或者甲方同意，不得向任何第三方披露；

9.乙方按照协议约定收取服务费用。

10.按照甲方约定选择交通工具、酒店并安排配套服务，并在团组遇紧急情况时采取应急处置措施。

11.提前告知甲方行程国家或地区法律法令、风俗习惯。能按甲方出访要求制定科学合理的出访方案和日程安排。如因乙方原因给甲方造成损失的，由乙方承担全部责任。

12.乙方应组织有丰富经验的工作人员为甲方提供服务，工作团队人数不少于【 】人，需具备英语或当地语言流利沟通能力，拥有至少3年境外公务活动组织经验，做好因公审批、境外接待保障、归国结算等全流程服务，甲方有权要求乙方调整工作人员；乙方应保证指定负责人的联系方式畅通，甲方能与指定联系人随时取得联系。在本项目实施期间，乙方保证甲方提出的需求能够在2小时内得到回应。若工作人员不符合采购人要求或无法履职等情形的，甲方有权要求乙方限期内更换至合格服务人员，由此产生的费用及责任均由乙方承担。

13.出境期间乙方对甲方团员的人身及财产安全负有保障义务，因乙方过失或过错导致甲方团员人身损害或财产损失的，乙方应对此承担责任。如发生意外事件，乙方应根据当地的相关规定或旅游保险的条款进行协商解决及索赔。

14.乙方在本项目实施过程中，对获得的甲方及甲方所有人员的任何资料、个人信息及行程信息负有保密义务，否则乙方应当赔偿由乙方泄密给甲方带来的一切损失。

六.违约责任

1.甲、乙任一方未全面、适当履行本协议的约定或违反本协议的约定，即视为该方违约，违约方应承担违约责任并赔偿由此给守约方造成的损失。

2.如乙方的服务工作、服务质量未达到甲方要求和/或本协议约定的要求或目的的，存在质量问题、服务事故或其他给甲方声誉、形象造成不利影响或损失的行为，甲方有权根据实际情况，选择单方解除本协议或者相应扣减乙方的款项，并要求乙方按照协议总金额30%支付违约金，乙方还须赔偿给甲方造成的全部损失。

3.因乙方违约，甲方采取合理补救措施所产生的损失和费用由乙方承担。造成甲方损失的，甲方有权要求乙方赔偿损失或要求乙方按照协议总金额30%的标准支付违约金。

4.乙方存在以下任一违约情形的，甲方有权通知解除本协议，并要求乙方按照协议总金额30%支付违约金，乙方还须赔偿给甲方造成的全部损失：

（1）乙方存在任何违反法律法规情形，给甲方造成损失的。

（2）乙方未按照本协议约定履行或因乙方原因乙方提供的服务未能按照行程规定，给甲方出行活动或工作造成不便或障碍。

（3）乙方不具备履行本协议义务的合法、有效资质及能力。

（4）乙方明确拒绝履行协议义务，或以其行为表明不履行协议义务，导致甲方协议目的无法实现的。

5.任何一方出现违约行为，经催告后仍未纠正到位的，守约方有权单方解除本协议并追究违约方的违约责任。此种情形下， 违约方应按协议金额的30%向守约方支付违约金，如违约金无法弥补守约方损失的，有权向违约方继续追偿。

6.本协议所称“损失”包括直接经济损失、协议履行后可以获得的利益和诉讼费、仲裁费、合理的调查费、律师费、差旅费等有关法律费用。

七.协议的变更和终止

甲乙双方在协商一致的情况下，可以在法律法规许可范围内对委托协议内容做出变更，签订补充协议。如因不可抗力或政策原因，致使采购项目发生更改或撤消，本协议应作相应变更或终止。

八.解决合同纠纷方式

首先通过双方协商解决，协商解决不成，则通过以下途径之一解决纠纷（请在方框内划√选择）：

□ 提请仲裁       ☑ 向甲方住所地人民法院提起诉讼

九.组成合同的文件

合同由以下文件构成，如下述文件之间有任何抵触、矛盾或歧义，应按以下顺序解释：

（1）在采购或合同履行过程中乙方作出的承诺以及双方协商达成的变更或补充协议

（2）本合同书

（3）成交通知书

（4）政府采购合同格式条款

（5）响应文件

（6）询价文件

（7）标准、规范及有关技术文件

（8）其他合同文件。

十.附则

本合同一式 4 份，自双方法定代表人或其授权代表签字并盖章之日起生效，采购人执  2  份，供应商  2  份，均具有同等法律效力。

十一.通知与送达

1.双方一致同意，本协议项下任一方向对方发出的通知、信件、函件、要求、数据电文等，或就协议发生纠纷时送达相关文件和法律文书，应当发送至本协议首部载明的地址、联系人和通信终端。

2.任一方变更名称、地址、联系人或通信终端的，应当在变更后立即书面通知对方，在收到变更信息之前，未变更方按本协议约定发出的通知和送达均视为有效通知、送达，电子送达与书面送达具有同等法律效力。

3.通过电子邮箱及其他电子方式送达时，发出之日即视为有效送达。通过快递等方式送达时，对方签收之日视为有效送达；对方拒收或退回的，视为签收。

4.本协议首部确认的地址、联系人和通信终端作为诉讼文书（包括一审、二审、执行、再审等程序）送达的有效方式。

（以下无正文，为签署页）

甲      方：（公章）                     乙      方：（公章）

法定代表人：                          法定代表人： 龚益华            

委托代理人：                          委托代理人： 刘静怡                  

电      话：                     电      话： 19918409266                 

传      真：                     传      真：                  

                            开 户 银 行：  招商银行长沙晓园支行

                              账号： 7319 0607 3810 801