2026年湖南省商务服务中心赴法国、意大利 开展经贸活动委托服务项目合同

合同编号：XSM-2026-04

甲  方：湖南省商务服务中心

联系人：

电  话：

统一社会信用代码：124300003555990328

地址：湖南省长沙市芙蓉区五一大道98号商务厅一号楼

乙方：湖南湘商国际会展有限责任公司

联系人：覃芳

电  话：18692210153

统一社会信用代码：91430102MA7LWAAJX5

地址：湖南省长沙市芙蓉区五里牌街道五一大道98号2号楼10楼1005室、11楼1107、1108室

为了保护甲、乙双方合法权益，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》及其他有关法律、法规、规章，双方签订本合同协议书。

一、项目信息

（一）采购项目名称：湖南省商务服务中心赴法国、意大利开展经贸活动委托服务项目

（二）采购计划编号：HNHX-2026062301

（三）项目内容：出访团组服务

一是协助收集出访团组人员相关信息，按照外事部门要求办理出境审批等出访相关事项，编制出访手册；

二是根据出访任务，协助与境外机构或单位做好沟通协调工作，完成境外邀请函、拜访函、对接需求及有关企业背景材料双向传递收发工作等，并根据对接情况制定出访具体行程安排，明确具体活动时间、地点、联络员、活动议程和参加人员等事项。配合收集和准备出访相关材料及收集出访活动的背景资料；

三是根据出访日程安排，协助境外公务行程衔接，提前预订车（船、机）票、酒店、活动会议室等，做好出访人员食、住、行等后勤保障工作和出访期间的接待、翻译等安排；

四是协助出访国内国际票务预订及中转住宿服务；

五是出访结束后，协助做好因公出访归国总结报告上报，因公护照归还手续及归国后资料汇总，报账结算工作。

二、合同金额

（一）合同金额小写：¥136960元（大写人民币：壹拾叁万陆仟玖佰陆拾元），本合同金额为含税价。

（二）合同价格包含：境外住宿费、伙食费、公杂费、跨境外城市间交通费、境外地接费、境外公务活动翻译费、出访签证证件办理及相关费用、服务费、保险费（合同价格为固定中标价格，除上述费用外，甲方无需另行支付任何费用）。

（三）国际交通费用：根据竞争性磋商情况，乙方中标价格¥223900元（包含国际交通预算费用人民币86940元），结合甲方财务制度规定，采购人全权委托中标单位行使代定权限，但最终机票费用由甲方据实直付票代机构。

三、履行合同的期限、地点及方式

（一）履行时间：全程保障采购人2026年7月27日至8月1日的出访活动，含前期筹备和后期资料收集汇总。

（二）地点：境外法国巴黎、意大利米兰和罗马    

（三）方式：具体承办实施出访团组3人赴境外相关安排    

四、收款信息：

（一）付款信息：

付款方式：乙方履行完本合同项下全部内容并经甲方验收通过后（验收标准以响应文件为准），由乙方开具相应金额的普通发票，甲方收到发票后，向乙方支付除国际交通费用外的全部款项，即人民币136960元（大写人民币：壹拾叁万陆仟玖佰陆拾元），最迟不得超过甲方人员返程后（ 30 ）天。

（二）乙方开票时间延迟，甲方有权顺延付款且不承担延迟付款的违约责任，乙方仍应按本合同的约定履行相应义务。

（三）因财政审批及支付安排计划等原因导致甲方付款周期调整或延迟，甲方无需承担逾期付款的违约责任，乙方亦承诺放弃对该违约责任的主张，同时乙方不得因此暂停履行合同义务。

（四）审计机关对本项目作出的审计结果对项目款项结算具有约束力。

五、双方权利与义务

1.甲方负责指导协调活动相关工作，包括确定活动人员名单等对接材料的落实。甲方保证甲方人员积极配合乙方工作，遵守活动行程安排，妥善保管随身携带的行李物品。甲方人员确保自身身体条件能够完成出境活动，对乙方的服务活动或应急处置予以积极配合,如甲方临时在行前解约，乙方已发生的实际费用（包括但不限于签证、机票、酒店等）不予退还。甲方因违约行为引起的人身、财产损失应当自行承担。

2.乙方按甲方要求完成出发前的服务工作后，应在出发前5天签发出访通知书，以便出访人员提前安排工作。

3.乙方应严格按出访通知书提供服务，未经甲方同意不得擅自改变服务内容、规格，否则视为违约。乙方应当谨慎注意确保出访活动的安全，维持好出行秩序，出访活动过程中因乙方原因所产生的人身损害和财产损失等纠纷均由乙方自行处理并承担法律后果。团员在出访中生病、或发生人身或财产意外事故，乙方应全力协助团员及有关部门处理，发生费用由甲方自理；属保险公司承保范围的，应由乙方协助甲方向保险公司索赔。

4.乙方负责本次活动相关服务工作，包括甲方出访人员酒店住宿、用餐、城市间交通、公务安排、甲方人员在巴黎、米兰和罗马的集体活动的组织、用车等服务工作事项筹备、组织、落实。

5.未经甲方书面同意，乙方不得将本合同项下全部或部分权利或义务转让给任何第三人。为提供更加优质、高效的服务，经甲方同意后，乙方有权将本合同项下部分权利义务转委托给第三人（如当地地接），因转委托所造成的损失由乙方与第三人承担连带责任。

6.出行期间，如遇特发情况和变化，双方在当地及时友好协商解决。但乙方应尽最大努力将损失降到最低，确保甲方人员的人身及财产安全。因乙方过错导致的甲方损失，甲方可向乙方全额进行追偿。甲方应妥善保管好随身携带的贵重物品，因甲方团员自身原因发生行李、金钱或贵重物品损坏、遗失，乙方不承担责任，但应帮助甲方团员依据当地相关部门的规定予以协调解决

7.本次活动中所有甲方的信息，包括甲方的单位信息、人员信息、活动信息、甲方拟开展活动项目有关的资料和信息等，乙方需尽保密义务。

8.乙方应按双方约定确保行程的顺利进行，如遇政治突发事件、天气、交通延误、战争、罢工等不可抗力等因素确认行程无法继续的，经甲方同意，乙方可变更或取消行程，已发生且无法退还的费用（如代订机票、酒店、用车用餐定金等）由甲方承担，剩余的费用乙方应退还甲方。

9.在出访过程中，乙方应根据甲方需求配备专业的服务团队，包括但不限于翻译人员、活动主持人、后勤保障人员等，为甲方出访人员提供全方位的服务。翻译人员要具备流利的外语沟通能力和专业的商务翻译水平，确保活动中的交流顺畅；活动主持人要具备良好的主持技巧和应变能力，能够掌控活动现场的节奏和氛围；后勤保障人员要做好活动现场的物资供应、设备维护、安全保障等工作，确保活动的顺利进行。

10.其他应由双方承担的权利义务。

11.乙方不得侵犯甲方及第三方知识产权，由侵权行为造成的一切损失由乙方承担。

13.出访结束后，负责协助做好证件归还、经费代付、经费结算等收尾工作。如出现证件遗失的，由乙方承担全部赔偿责任。

六、变更及损失

1、如因乙方在协议履行过程中违反约定造成甲方团员人身损害或者财产损失，相关责任由乙方承担。

2、因乙方违约导致甲方行程无法继续的，甲方有权追究乙方违约责任并要求乙方退还已收取费用。

3、如因甲方团队成员自身原因而导致行程、酒店和交通等方面的临时变动，所产生的额外费用由甲方承担，乙方已收的原行程预付款恕无法退还。

4、其它特殊情况，甲乙双方协商解决。

七、违约责任

1、乙方违反本协议约定，甲方有权单方解除本协议。

2、因乙方违约，甲方采取合理补救措施所产生的损失和费用由乙方承担。造成甲方损失的，甲方有权要求乙方赔偿损失或要求乙方按照协议总金额30%的标准支付违约金。

3、任何一方违反本协议约定的保密义务，给守约方造成损失的，应向守约方支付违约金，违约金不足以弥补守约方损失的，还应当承担相应的损失。

4、任何一方不履行本合同约定的义务或履行义务不符合本合同约定的，视为违约，违约方应立即停止违约行为，并承担继续履行、采取补救措施或赔偿损失等违约责任。

5、双方任一方违反本合同约定的内容，给对方造成经济和声誉损失的，应当按照协议总金额30%支付违约金；违约金不足以弥补对方损失的，还应当承担相应的损失。

6、乙方存在以下任一违约情形的，甲方有权通知解除本协议，并要求乙方按照协议总金额的30%支付违约金：

（1）乙方未按约定完成工作且未能按照甲方要求及时整改到位的；

（2）乙方存在任何违反法律法规情形，给甲方造成损失的；

（3）乙方累计出现违约情形3次及以上的；违约情形是指，乙方未按照本合同约定履行或因乙方原因乙方提供的服务未能按照行程规定，给甲方出行活动或工作造成不便或障碍；

（4）乙方不具备履行本协议义务的合法、有效资质及能力；

（5）乙方明确拒绝履行协议义务，或以其行为表明不履行合同义务，导致甲方协议目的无法实现的。

7、因违约方的违约行为给守约方造成损失的，应承担损失赔偿责任，本协议所称损失或全部损失是指，包括但不限于：直接损失、预期可得利益损失、诉讼费、保全费、律师费、交通费、调查取证费、公证费、鉴定费及其他合理费用。

八、不可抗力

1、“不可抗力”是指本合同双方不能控制、不可预见、无法避免的事件，该事件妨碍、影响或延误甲方或乙方根据合同履行其全部或部分义务。该事件包括但不限于政府行为、自然灾害、战争、疫情及防控或任何其他类似事件（包括新冠疫情的发展情况及其防控措施）。

2、出现不可抗力事件后，遭受不可抗力影响的一方应及时通知对方，书面说明不可抗力和受阻碍的详细情况，并提供有关证明；在不可抗力事由消除后，双方应协商是否继续履行合同。不可抗力发生后，双方均应采取措施尽量避免和减少损失的扩大，任何一方没有采取有效措施导致损失扩大的，应对扩大的损失承担责任。

九、通知与送达

1、双方一致同意，本协议项下任一方向对方发出的通知、信件、函件、要求、数据电文等，或就协议发生纠纷时送达相关文件和法律文书，应当发送至本协议首部载明的地址、联系人和通信终端。

2、任一方变更名称、地址、联系人或通信终端的，应当在变更后立即书面通知对方，在收到变更信息之前，未变更方按本协议约定发出的通知和送达均视为有效通知、送达，电子送达与书面送达具有同等法律效力。

3、通过电子邮箱及其他电子方式送达时，发出之日即视为有效送达。通过快递等方式送达时，对方签收之日视为有效送达；对方拒收或退回的，视为签收。

4、本协议首部确认的地址、联系人和通信终端作为诉讼文书（包括一审、二审、执行、再审等程序）送达的有效方式。

九、其他

1、本协议一式叁份，甲方执贰份，乙方执壹份，各份具有相同法律效力。

2、本协议自双方法定代表人或授权代表签字并盖章之日起生效。

3、本协议适用中华人民共和国法律。在履行本协议过程中，双方如若发生争议，应先协商解决，协商不成时，任意一方均可向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。

（以下为签署页、无正文）