“2026年环球资源广州采购交易会湖南外贸产业集群供需对接活动（秋季）”和“2026年湖南机电产业出口采购对接会”两项活动合同协议书

附件1

2026年环球资源广州采购交易会湖南外贸产业集群供需对接活动（秋季）合同协议书

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甲方（委托方）：湖南省商务厅

统一社会信用代码：11430000006122252F

地址：湖南省长沙市芙蓉区五一大道98号

联系人：

联系电话：

 

乙方（受托方）：湖南湘商国际会展有限责任公司

统一社会信用代码：91430102MA7LWAAJX5

地址：湖南省长沙市芙蓉区五里牌街道五一大道98号2号楼10楼1005室、11楼1107、1108室

联系人（项目负责人）：彭文才

联系电话：13357316866

邮箱：694747563@qq.com

 

为了保护甲、乙双方合法权益，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》及其他有关法律、法规、规章，双方签订本合同协议书。

一、项目信息

（一）采购项目名称：2026年环球资源广州采购交易会湖南外贸产业集群供需对接活动（春季）（以下称“本项目”）

（二）项目内容

对2026年环球资源广州采购交易会湖南外贸产业集群供需对接活动（春季）进行场地租赁、创意设计、场地管理、组织参展、物料运输、施工搭建、展期维护、布展撤展以及组织配套采购对接会活动等一体化服务。具体内容及要求见响应文件。

（三）展期安排

布展时间：10月12日—13日（13日下午完成布展施工）

展览时间：10月14日09:00—17日17:00

撤展时间：10月17日 具体时间以撤展通知为准

二、合同金额

（一）合同金额（含税）小写： 687792.00元，大写：人民币陆拾捌万柒仟柒佰玖拾贰元整。

（二）合同价格形式：固定总价合同。

三、履行合同的时间、地点及方式

1.起始时间： 2026年10月12日，完成时间： 2026 年10月17日（具体时间以甲方通知为准）。总日历天数：6天。

2.地点：广州保利世贸博览馆（广东省广州市海珠区新港东路1000号‌）

3.方式：甲方向乙方支付固定费用，乙方需按照甲方的要求和本合同约定的内容完成合同约定事项。乙方需按照本合同及其附件的约定，独立组织资源、完成全部服务内容，并对服务成果的质量、安全及按时交付承担全部责任。

四、付款

1.付款方式：项目完成后30日内，经甲方验收合格后（无投诉、无举报、无不良影响、达到预期目标）凭发票一次性向乙方支付100%合同款项。

2.甲方付款前，乙方应向甲方出具等额、合法有效的增值税发票，否则甲方有权拒绝付款。如因财政审批及支付安排计划原因或乙方未及时按要求提供发票导致付款周期调整或延迟的，甲方无需承担逾期付款的违约责任。

3.乙方指定账户

公司名称：湖南湘商国际会展有限责任公司

开 户 行：交通银行股份有限公司长沙八一路支行

账    号：431708888013002423439

4.乙方指定以上账户用于收受本合同项下款项。如需变更如下指定账户，乙方应在付款前向甲方提供账户变更确认书，账户变更确认书到达甲方后生效。

五、双方的权利与义务

（一）甲方权利与义务

1.有权审核并最终批准乙方提交的所有设计方案、宣传材料、活动流程、预算明细、供应商名单及嘉宾邀请名单等与本项目相关的一切文件。

2.有权要求乙方更换其派遣的不称职或不能胜任工作的项目人员。

3.在乙方履行合同不符合约定或出现违约情形时，有权依据本合同约定要求其整改、扣减费用、追究违约责任直至解除合同。

4.根据本合同约定，享有为本项目产生的所有工作成果（包括但不限于设计、文案、图片、音视频资料等）的知识产权。

5.按照本合同约定的时间和条件，及时向乙方提供履行合同所必需的、准确的资料和信息，并保证所提供的资料不侵犯任何第三方合法权益。

6.指派专人与乙方项目负责人进行对接，确保沟通顺畅。

（二）乙方权利与义务

1.有权根据本合同约定，在甲方按时提供必要资料和支付款项的前提下，要求甲方为项目执行提供必要的配合。

2.乙方声明并保证其具备履行本合同所需的全部合法资质、活动组织经验及专业团队。组织配套采购对接会并邀请不少于 50 位具备真实采购需求的海外买家，展会期间安排3名专业工作人员驻场。

3.乙方在合同履行期间，均应严格遵守所有适用的法律、法规、规章及行业规范。

4.安全与保险义务：

（1）乙方应对其工作人员的安全负责，为其购买足额的工伤及人身意外伤害保险。

（2）乙方应为本项目的执行购买必要的财产保险及公众责任险，确保在布展、展会期间及撤展过程中，因乙方原因造成的甲方财产、第三方人身或财产损失能够得到足额赔偿。

（3）乙方须确保所有搭建工程的设计、材料及施工符合项目所在地当地及展会主办方的安全标准和防火规范，并承担因设计缺陷、材料不合格或施工不当所引发的一切安全事故责任。

5.乙方不得以任何形式将本合同项下主要权利及义务向任何第三方转移、转让。

6.对于甲方提出的合理询问、检查要求，应及时响应和配合。

7.乙方保证其提供的所有服务及交付的工作成果，符合合同约定的质量、规格和功能要求，不存在任何权利瑕疵和质量瑕疵。

8.保密义务：乙方应对在履行合同过程中知悉的甲方及参展企业的所有非公开信息（包括商业信息、个人信息等）予以严格保密，未经甲方书面许可不得向任何第三方泄露，亦不得用于本合同目的之外的任何用途。此保密义务不因合同履行完毕而终止。

六、知识产权

1.甲方为本项目向乙方提供的所有文件、资料、数据、标志、商标等，其知识产权及相关权益均归甲方所有。乙方仅为履行本合同之目的在约定范围内使用，未经甲方书面授权，不得复制、传播或用于其他任何目的。

2.甲方付清全部合同款项后，乙方应向甲方交付所有项目成果的最终版本及源文件。甲方有权不受限制地将项目成果用于其公务、宣传等非商业及商业目的。

3.乙方保证，其提供的服务及项目成果均系原创或已取得合法授权，未侵犯任何第三方的知识产权或其他合法权益。如因乙方原因导致任何第三方就知识产权提出异议或索赔，由乙方负责解决并承担由此给甲方造成的全部损失（包括但不限于赔偿金、和解费、律师费、诉讼费等）。

七、违约责任

1.乙方未按本合同约定的时间完成任何一项关键里程碑或最终交付，每逾期一日，应向甲方支付合同总价款千分之五的违约金。

2.乙方提供的服务或工作成果不符合合同约定标准的，甲方有权要求乙方在合理期限内无偿整改、重作或更换。乙方整改后仍不符合要求，或拒绝整改的，甲方有权选择单方解除合同、要求减少价款、或委托第三方补救（费用由乙方承担），并有权要求乙方赔偿损失。

3.乙方未经甲方书面同意，擅自将本合同义务主要部分转让、分包的，甲方有权立即解除合同，乙方应向甲方支付合同总价款 20% 的违约金，并赔偿甲方损失。

4.任何一方发生下列情形之一，构成根本违约，守约方有权书面通知违约方后单方解除合同：

（1）明确表示或以行为表明不履行合同主要义务；

（2）迟延履行主要义务，经催告后在合理期限内仍未履行；

（3）发生其他违约行为致使不能实现合同目的。

合同解除后，违约方应赔偿守约方因此遭受的全部直接及间接损失。

5.本合同项下的损失赔偿范围包括但不限于直接经济损失、预期利益损失，以及为处理纠纷所支出的律师费、诉讼费、公证费、鉴定费、差旅费等全部合理费用。

八、不可抗力

1.“不可抗力”是指本合同双方不能控制、不可预见、无法避免的事件，该事件妨碍、影响或延误甲方或乙方根据合同履行其全部或部分义务。该事件包括但不限于自然灾害等任何其他类似事件。

2.因不可抗力的原因造成活动取消或无法正常召开，合同暂时不能继续履行的，受影响方应当及时通知对方，书面说明不可抗力和受阻碍的详细情况，并提供有关证明，以减轻可能给对方造成的损失。在不可抗力事由消除后，双方应协商是否继续履行合同。不可抗力发生后，双方均应采取措施尽量避免和减少损失的扩大，任何一方没有采取有效措施导致损失扩大的，应对扩大的损失承担责任。

3.因甲方原因或政府政策原因取消/变更活动的，甲方应按乙方已完成工作量据实结算。

九、解决合同纠纷方式

首先通过双方协商解决，协商解决不成，则通过以下途径之一解决纠纷（请在方框内划√选择）：

□ 提请仲裁       ☑ 向甲方所在地人民法院提起诉讼

任何一方向对方送达有关通知、文件，或者法院向任一方送达相关法律文书，均可向被送达方在本合同所列的地址送达，如因被送达方在本合同中提供的送达地址不准确、送达地址变更未及时告知对方或其指定的收件人拒绝签收等原因，导致通知或相关文书未能被实际签收的，通知或文书退回之日视为送达之日（即视为被送达方已经收取相关通知或文件）。

十、组成合同的文件

合同由以下文件构成，如下述文件之间有任何抵触、矛盾或歧义，应按以下顺序解释：

（1）在采购或合同履行过程中乙方作出的承诺以及双方协商达成的变更或补充协议

（2）成交通知书

（3）响应文件

（4）采购合同格式条款及其附件

（5）专用合同条款

（6）通用合同条款（如果有）

（7）标准、规范及有关技术文件，图纸，已标价工程量清单或预算书（如果有）

（8）其他合同文件。

十一、合同生效

本合同自双方法定代表人或委托代理人签字并加盖单位公章之日起生效。

十二、合同份数

本合同一式 陆 份，甲方执 叁 份，乙方执 叁 份，均具有同等法律效力。

合同订立时间： 2026  年    月   日

合同订立地点：长沙市芙蓉区     

 

 

（以下无正文，为合同签署页）

甲      方：（公章）          乙      方：（公章）

法定代表人：                 法定代表人：          

委托代理人：                 委托代理人：          

电      话：                 电      话：          

 

 

 

 

 

 

 

 

附件2

2026年湖南机电产业出口采购对接会会务服务合同

                                                                             合同编号：XSM-2026-8

甲方：湖南省商务厅

统一社会信用代码：11430000006122252F

地址：湖南省长沙市芙蓉区五一大道98号

联系人：

联系电话：

 

乙方：湖南西雅图治文化传媒有限公司

统一社会信用代码：91430111MA4T3B2A1C

地址：长沙市雨花区高桥街道高桥大市场酒水食品城出口聚集区6楼6110室

联系人：

联系电话：

 

甲乙双方经友好协商，就甲方委托乙方承办 2026年湖南机电产业出口采购对接会”会务服务项目事项，达成一致意见，签订合同如下。

一、项目内容

（一）会前服务

1.制定项目执行及服务方案

前期与采购人进行对接，按采购人要求，制作详细的整体会务服务方案、主视觉及延展设计方案、会场搭建布置、嘉宾食宿保障方案、车辆调度方案、客商配对邀约方案等方案。

2. 客商组织

完成40家境外采购商、80家省内机电生产企业邀约与意向甄别；落实客商信息核对、会前通知、供需配对，组织现场洽谈；统筹23家机电生产企业实地走访的路线、车辆、现场组织保障。

3. 场地与物料

落实长沙酒店会议室对接，完成主KV、导视、洽谈区、签到区、舞台灯光音响、功能展区全套设计与物料制作运输。

4. 人员配置

配置专职项目总负责人，布展搭建期间项目负责人每日驻场；组建完整执行团队，落实摄影摄像、影像记录相关安排。

（二）会期现场服务

1. 会场工程：按审核图纸完成会场的搭建、设备调试、功能分区布置；严格遵守消防、用电安全规范，落实施工安全管理；负责展期设备运维、故障处置。

2. 接待后勤：负责境外采购商在长期间住宿、餐饮、市内交通、茶歇、迎送等全套后勤接待。

3. 现场管理：会议资料管理、流程落地执行、志愿者调度管理、现场秩序维护、洽谈组织；企业实地走访全程随行保障。

4.  其他

（三）会后收尾服务

1. 撤场复原：活动结束后按时完成全部搭建物拆除、撤场清运、场地复原，物料清点收纳。

2. 资料归档：整理会议影像、客商名册、对接成果、活动台账，向甲方移交全套会务资料。

3. 其他：完成甲方交办的与本项目相关的临时性会务配套工作。

二、项目金额与付款方式： 

（一）合同金额为：280500.00元，大写：贰拾捌万零伍佰元整 。

（二）乙方按甲方约定的标准提供服务，在会议服务完成后乙方向甲方提供《服务费用结算单》。

（三）甲方在收到《服务费用结算单》及确认实际费用后，在会议服务结束并经甲方验收合格后 15 个工作日内付清所有费用。

（四）甲方付款前，乙方应向甲方出具等额、合法有效的增值税发票，否则甲方有权拒绝付款。如因财政审批及支付安排计划原因或乙方未及时按要求提供发票导致付款周期调整或延迟的，甲方无需承担逾期付款的违约责任。

（五）收款账号

账户名称：湖南西雅图治文化传媒有限公司

开户银行：工行长沙金汇支行

账    号：1901103019100092743

（六）乙方指定以上账户用于收受本合同项下款项。如需变更如下指定账户，乙方应在付款前向甲方提供账户变更确认书，账户变更确认书到达甲方后生效。

三、权利义务

（一）甲方权利义务

1. 甲方有权对乙方全部服务全过程进行监督、检查，对不符合要求的工作提出整改，乙方须按期完成整改。

2. 甲方应及时向乙方提供活动相关政策、背景、客商基础信息、工作指令，及时确认乙方报送的各类方案、图纸。

3. 按本合同约定，在验收合格收到合规发票后履行付款义务。

4. 协调本项目相关政府部门、参会单位提供必要支持。

（二）乙方权利义务

1. 乙方严格按照磋商文件、响应文件、甲方确认方案完成全部会务工作，主动配合甲方各项工作安排。

2. 乙方对会场搭建、运输、接待、现场活动全过程承担全部安全责任。项目实施全过程发生人身伤害、财产损失、安全事故，全部责任、赔偿均由乙方自行承担，甲方不承担任何连带责任。

3. 乙方全部设计、物料、展示内容不得侵犯第三方知识产权；若发生知识产权侵权纠纷，全部法律责任与经济赔偿由乙方承担。严禁假冒伪劣、侵权展品及宣传资料进场。

4. 乙方对本项目客商名单、嘉宾信息、内部会务材料承担保密义务，未经甲方书面许可不得对外泄露，保密义务不因本合同终止失效。

5. 乙方保证项目总负责人在布展阶段每日驻场，关键节点人员不得擅自离岗。

6. 乙方完成工作后，按甲方要求移交全部影像、台账、客商资料。

四、保密责任与义务

涉及甲方会议中的信息、服务过程中的所有名单、重要客人日程安排、内部会议的相关资料等所有与会议有关的资料。

1.提高政治思想觉悟，加强保密工作意识。

2.严格遵守2026年湖南机电产业出口采购对接会组委会所要求的保密制度和相关规定，保证保密措施逐一落实。

3.在会议服务过程中坚决做到不将相关资料外传。

4.凡属于保密会议的，会议服务人员不得记录，不得携带录音机、录像机、手机等相关工具进入会场。

5.会议结束后，得到承办会议相关人员确认无保存价值的文件、刊物，应认真进行销毁或碎纸处理，绝不擅自出售。

6.乙方的保密义务不随本协议的终止而废除。

五、争议解决

如因本协议发生纠纷，甲乙双方应协调解决；协商无效时，可向甲方所在地人民法院提起诉讼。

任何一方向对方送达有关通知、文件，或者法院向任一方送达相关法律文书，均可向被送达方在本合同所列的地址送达，如因被送达方在本合同中提供的送达地址不准确、送达地址变更未及时告知对方或其指定的收件人拒绝签收等原因，导致通知或相关文书未能被实际签收的，通知或文书退回之日视为送达之日（即视为被送达方已经收取相关通知或文件）。

六、违约责任

（一）甲方如无故拖延支付费用，经乙方书面通知后，甲方仍未支付的，每逾期1日，应按违约行为发生时中国人民银行授权全国银行间同业拆借中心公布的一年期贷款市场报价利率标准向乙方支付违约金，违约金不足以补偿乙方损失的，甲方应赔偿由此给乙方造成经济损失。

（二）乙方违反本合同约定，经甲方催告后，乙方在限期内没有改正的，甲方有权单方解除本合同。

（三）因乙方违约，甲方采取合理补救措施所产生的损失和费用由乙方承担。造成甲方声誉损失的，甲方有权要求乙方赔偿损失或要求乙方按照合同价款的10%支付违约金。

（四）如乙方未按约定的时间及合同约定的标准完成活动执行，每逾期1日，应按甲方已付合同价款总额的千分之一向甲方支付违约金；上述事项逾期超过15日的，甲方有权要求乙方按本合同价款总额30%向甲方支付违约金，同时甲方有权解除本合同。

（五）甲方有权随时对乙方的履约情况进行监督和审查，如果未按甲方要求保质保量完成，甲方有权在限定时间范围内要求整改。若乙方整改后仍不符合甲方要求，甲方有权扣除乙方未履行或未按合同要求履行事项所对应的合同款，并有权要求乙方赔偿甲方相应的损失。

（六）本合同项下的损失赔偿范围包括但不限于直接经济损失、预期利益损失，以及为处理纠纷所支出的律师费、诉讼费、公证费、鉴定费、差旅费等全部合理费用。

七、知识产权

（一）甲方为本项目向乙方提供的所有文件、资料、数据、标志、商标等，其知识产权及相关权益均归甲方所有。乙方仅为履行本合同之目的在约定范围内使用，未经甲方书面授权，不得复制、传播或用于其他任何目的。

（二）甲方付清全部合同款项后，乙方应向甲方交付所有项目成果的最终版本及源文件。甲方有权不受限制地将项目成果用于其公务、宣传等非商业及商业目的。

（三）乙方保证，其提供的服务及项目成果均系原创或已取得合法授权，未侵犯任何第三方的知识产权或其他合法权益。如因乙方原因导致任何第三方就知识产权提出异议或索赔，由乙方负责解决并承担由此给甲方造成的全部损失（包括但不限于赔偿金、和解费、律师费、诉讼费等）。

八、其他

（一）本协议未尽事宜，双方应在友好协商基础上，签订补充协议。补充协议及本协议附件与本协议具有同等法律效力。

（二）本协议一式四份，双方各持二份，一经签订并加盖公章即生效，具有同等法律效力。

 

甲  方：湖南省商务厅       乙  方：湖南西雅图治文化传媒有限公司

（公章）                   （公章）

委托代理人：               委托代理人：

年   月   日               年   月   日